El primer día en una empresa nueva debería ser emocionante. En la realidad, suele ser caótico: nadie sabe exactamente qué explicarte, las herramientas no están configuradas, los accesos llegan con días de retraso y acabas pasando la primera semana viendo a tu compañero hacer cosas mientras intentas tomar notas en un Post-it.
El resultado es predecible: frustración, baja productividad durante meses, y en el peor caso, un nuevo empleado que decide irse antes de haber empezado realmente. Según SHRM (Society for Human Resource Management), un 20% de los empleados se va en los primeros 45 días.
Pero no tiene por qué ser así. En este artículo te mostramos cómo crear un programa de onboarding digital completo usando XDOKU, paso a paso, en una sola semana.
El coste real de un mal onboarding
Antes de entrar en la solución, veamos las cifras que justifican la inversión:
- Productividad perdida: un nuevo empleado tarda entre 3 y 6 meses en alcanzar su rendimiento pleno sin documentación estructurada. Con buen onboarding, se reduce a 4-6 semanas.
- Tiempo de los colegas: cada pregunta del nuevo empleado interrumpe a alguien. Según estudios, los compañeros pierden una media de 30 minutos por interrupción al reorientar su atención.
- Rotación temprana: reemplazar a un empleado que se va cuesta entre el 50% y el 200% de su salario anual, considerando reclutamiento, formación y productividad perdida.
"Las empresas con un programa de onboarding estructurado experimentan un 69% más de retención de empleados y una productividad un 54% mayor en los nuevos contratados." — Glassdoor
La buena noticia: crear un programa de onboarding digital excelente ya no requiere meses de trabajo. Con las herramientas adecuadas, puedes tenerlo listo en una semana.
Los 5 pasos para crear tu onboarding digital
Audita tus procesos de onboarding
Antes de documentar nada, necesitas un inventario claro de todo lo que un nuevo empleado necesita aprender en sus primeras semanas. Reúne a responsables de cada departamento y haz esta pregunta: "Si mañana entra alguien nuevo, ¿qué necesita saber para ser autónomo?"
Clasifica las respuestas en estas categorías:
- ✓IT y herramientas — Configuración de email, VPN, accesos a sistemas, instalación de aplicaciones
- ✓RRHH y administrativo — Solicitud de vacaciones, fichaje, nóminas, beneficios
- ✓Procesos del equipo — Flujos de trabajo, reuniones, metodologías, sprints
- ✓Herramientas específicas — ERP, CRM, herramienta de tickets, bases de datos
- ✓Cultura y comunicación — Canales de chat, reglas de comunicación, estructura del equipo
Graba y documenta con XDOKU
Ahora viene la parte donde XDOKU marca la diferencia. En lugar de sentarte a escribir un manual desde cero, simplemente haz el proceso mientras XDOKU graba tu pantalla:
- Abre XDOKU y pulsa "Nueva Grabación"
- Realiza el proceso exactamente como se hace normalmente
- XDOKU detecta cada clic, cada cambio de pantalla, y genera capturas automáticas
- La IA analiza las capturas y escribe instrucciones claras para cada paso
- Revisa el resultado: normalmente el 90% estará correcto
Si tienes 25 procesos que documentar, a 15 minutos cada uno, son 6 horas de trabajo total. Un equipo de 3 personas puede completarlo en un solo día.
⏱ Tiempo estimado: 15 min por guíaOrganiza tu Knowledge Base
Con las guías creadas, es hora de publicarlas en tu Knowledge Base de XDOKU. Organiza el contenido en categorías que tengan sentido para el nuevo empleado:
- 📁🖥️ Configuración inicial — Todo lo que necesita hacer el primer día
- 📁📋 Procesos internos — Cómo funcionan las cosas en la empresa
- 📁🔧 Herramientas — Guías de cada aplicación que usará
- 📁👥 Equipo y cultura — Quién es quién y cómo nos comunicamos
- 📁❓ FAQ internas — Las preguntas más frecuentes de los primeros días
XDOKU genera automáticamente el portal web con búsqueda, categorías y navegación — no necesitas diseñar ni programar nada.
⏱ Tiempo estimado: 1-2 horasCrea la ruta de onboarding
Una Knowledge Base es genial para consultar, pero un nuevo empleado necesita una secuencia lógica. Crea un documento de "ruta de onboarding" que guíe al empleado día a día:
- Día 1: Bienvenida, configuración de email, instalación de herramientas básicas
- Día 2-3: Procesos internos principales (fichaje, vacaciones, comunicación)
- Día 4-5: Herramientas específicas del puesto (CRM, ERP, sistema de tickets)
- Semana 2: Procesos de equipo, metodologías de trabajo
- Semana 3-4: Procesos avanzados, revisión con mentor
Esta ruta se puede compartir como un enlace a la Knowledge Base con las guías ordenadas, o como un PDF/email de bienvenida con enlaces directos a cada guía.
⏱ Tiempo estimado: 1 horaActiva el asistente de IA
Este es el paso que convierte tu onboarding de "bueno" en "excepcional". El asistente de IA de XDOKU se entrena automáticamente con todas las guías de tu Knowledge Base y permite al nuevo empleado hacer preguntas en lenguaje natural:
💬 Ejemplo de conversación
Empleado: "¿Cómo configuro mi email en el móvil?"
Asistente: "Para configurar tu email corporativo en el móvil, sigue estos
pasos: [resumen de la guía]. Puedes ver la guía completa aquí: [enlace]."
El asistente funciona 24/7, no se cansa de repetir, y siempre da la respuesta correcta basada en tu documentación. Para un nuevo empleado, es como tener un mentor digital disponible a cualquier hora.
⏱ Tiempo estimado: 5 minutos (se activa con un clic)Resultados esperados
Las empresas que implementan un programa de onboarding digital estructurado con herramientas como XDOKU reportan consistentemente estos resultados:
- Tiempo de adaptación reducido un 70%: de 3-6 meses a 4-6 semanas
- Retención un 69% mayor: los empleados que tienen claro qué hacer se sienten valorados y se quedan
- 60% menos interrupciones a compañeros: el empleado consulta la KB o el asistente
- Escalabilidad infinita: el mismo programa sirve para 1 o para 100 incorporaciones simultáneas
- Consistencia total: todos los nuevos empleados reciben exactamente la misma información
🎯 Resumen de inversión
Con XDOKU puedes crear un programa de onboarding completo (25 guías + Knowledge Base + asistente IA) invirtiendo aproximadamente 8-10 horas de trabajo, repartidas en 5 días. Comparado con los 10.000€ que cuesta un onboarding mal hecho por empleado, el ROI es inmediato.
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Descargar XDOKU GratisPreguntas frecuentes
Según SHRM, el coste de un onboarding deficiente oscila entre 7.500€ y 10.000€ por empleado, considerando la productividad perdida durante los primeros meses, el tiempo invertido por colegas en formar al nuevo empleado, y el riesgo de rotación temprana (un 20% de los empleados se va en los primeros 45 días).
Depende de la complejidad de tu empresa, pero la mayoría de programas de onboarding efectivos incluyen entre 15 y 30 guías cubriendo: configuración de herramientas (5-8), procesos internos (5-10), políticas y cultura (3-5) y procesos específicos del puesto (5-10).
Con XDOKU puedes tener un programa de onboarding funcional en 5 días laborables. Cada guía se crea en 10-15 minutos gracias a la grabación automática y la IA. Para 25 guías, necesitarás unas 6-8 horas de trabajo total, repartidas a lo largo de la semana.